品管会议制度

品管会议制度

1. 总则
   1. 制定目的

为规范品质会议管理，健全品质沟通管道，特制定本规章。

1. 适用范围

本公司品质管理的各项会议，除遵照公司有关会议规定外，悉依本规章处理。

1. 权责单位

1. 品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
2. 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2. 品管会议规定
   1. 会议类别

品管会议可分为例行性会议与临时性会议两大类别。

1. 例行性会议

公司品管例行性会议有：

1. 年度评审会议：进行品质管理体系评审，确认是否持续有效得到运行；讨论确定公司年度品质目标、策略。
2. 内部稽核会议：组织品质稽核小组对品管体系运行状况作定期之稽核，分为起始会议与结束会议。起始会议作稽核前说明，结束会议作稽核报告。
3. 月度品管会议：对上月品质状况作检讨，就重大品质事项达成决议，制定次月品质管理的各项工作计划，是本公司最重要之工作会议之一。
4. 改善提案委员会会议：对改善提案及其成果进行评估，评选优秀提案，并制定次年度改善提案工作推行目标、计划。
5. QCC推行委员会会议：对QCC活动进行总结，并制定次年度QCC活动推行目标与计划。
6. QCC成果发表会：由各QCC发表推行成果，QCC推行委员会进行评审，表彰优秀的品管圈。
7. 周品质检讨会：对上周品质状况作检讨，及时解决品质问题，落实月度品管会议决议与计划，确保达成品质目标。

1. 例行会议一览表

1. 临时性会议

临时性会议由总经理、管理者代表或品管主管依需要建议召开，一般召开时机有：

1. 发生重大客户抱怨或退货时。
2. 制程重大品质问题发生时。
3. 供应厂商发生严重品质事故时。
4. 发生严重违反公司品管体系的重大事件时。
5. 重大品质贡献、突破或其他需大力表彰或宣导事件发生时。
6. 其他必要时机。

1. 会议管理规定

除遵照公司有关会议管理的规定之外，应遵照下列规定处理。

1. 一般原则

1. 例行性会议如已规定具体会议时间，则不另行通知；如未规定具体会议时间，应提前两天以上通知各参加人员。
2. 例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知各参加人员。
3. 临时性会议原则上应至少提前一小通知参加人员。
4. 会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人或会议请假，并取得许可，原则上还须派代理人出席。
5. 会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备（包括资料、数据、样品等），并做好工作安排。
6. 主持人应控制会议时程，尽量在规定时间内结束会议。
7. 会议决议的落实实施情况，由会议指定人员追踪，并作为下次会议追踪议题之一。
8. 会议应有会议记录，并依规定分发相关人员。

1. 会议记录

1. 由会议指定参加人员中的一人担任会议记录工作，必要时，也可安排一名非指定之参会人员作记录工作（如助理或文书）。
2. 重要会议的会议记录，经会议签认后，复印分发或传阅参会人员或相关人员。
3. 对会议决议涉及的工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者填写《决议事项追踪表》，并作追踪工作。

3. 月度品管会议实施办法

[注]其他例行性会议可参照制定实施办法。

1. 会议目的

1. 总结检讨上个月的品质状况。
2. 就重大品质事项达成决议。
3. 制定次月品质管理的各项工作计划。

1. 参会人员

1. 会议：总经理担任会议，总经理无法出席时， 由其职务代理人担任会议。
2. 主持人：管理者代表担任会议主持人，其无法出席时，由品管主管担任主持人。
3. 参加人员：副总经理、总工程师、各部门主管、品管部主要干部。

1. 会议时机

1. 月度品管会议每月5日14：00~17：00召开，遇节假日顺延一天。
2. 会议时间如有变更，经总经理核准后，由品管部负责通知。

1. 会前准备

1. 品管部负责于每月4日将各部门品质状况月报表汇总、填妥，并转发各与会人员。
2. 上次会议决议事项的各责任人员须在决议规定完成期限之前，完成所承担的工作事项。
3. 管理者代表在4日前应再度对各决议事项完成情况作追踪确认（可授权他人进行）。
4. 各与会人员依本部门品质状况准备必要之资料、报表或样品，以便在会议上报告或讨论。
5. 各与会人员应于会议开始前5分钟到达会场。

1. 会议议程

1. 会议开始：由主持人宣布会议开始。
2. 追踪上月会议决议事项完成情况：由主持人追踪上月决议事项，各担当责任人员简要回答完成状况，其他人员可提出异议或补充。
3. 各部门品质状况报告：由品管部主管或各品管单位干部报告各部门上月品质状况，简要报告主要数据，并就重大品质事项提出分析或报告。
4. 沟通协调事项：各与会人员提出需与其他部门协调之事项，由相关人员讨论处理。
5. 会议工作指示：会议就相关问题向责任人员提出质询、赞扬、指示或要求，并就公司的品质经营方针或下月行动计划做出指示。
6. 形成会议决议：记录人将会中达成的重要决议事项作整理，交由主持人作陈述，各与会人员可提出异议，若无异议则确认为决议事项。
7. 会议结束：由主持人宣布会议结束。

1. 会后工作

1. 由会议记录人员将会议状况整理成《会议记录》及必要之《决议事项追踪表》，呈管理者代表、总经理审阅。
2. 《会议记录》应分发各与会人员人手一份。
3. 《决议事项追踪表》应分发至相关责任人员。
4. 各决议事项之担当者应在规定期限内完成要求之工作事项。
5. 各与会人员应将会议精神传达本部门相关人员，并贯彻至日常工作中。
6. 管理者代表（或授权品管部）对会议事项作确认追踪。